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           Design Thinking: Como organizar workshop de cocriação

Data: 24 junho 2022 | Categoria: Metodologias
           

Quando trabalhamos com inovação é bem comum utilizarmos diversas ferramentas para cocriar. Como por exemplo: Design Thinking, Design Sprint, entre outros frameworks. Sendo também muito comum workshop de Cocriação.

Estamos acostumados a inserir essas atividades em nossos backlogs como primordiais para identificar problemas reais, cenários, personas ou organizar ideias e insights que podem vir a ser um novo produto um dia. Sendo assim, nós como UX designers defensores da boa experiência, somos os responsáveis por facilitar os workshops, já que parte de nós ter uma visão empática e centrada no usuário.

Você está pronto para ser um Facilitador no Workshop?

Ademais, ser um facilitador é um desafio para qualquer profissional (não é uma atividade específica do UX Designer). Um workshop pode ser bem realizado ou uma catástrofe total, e isso normalmente não está ligado só a experiência do UX Designer (facilitador), porém é sua responsabilidade organizar e tentar fugir dos ladrões de tempo. 

Sendo assim, um workshop de Design Thinking precisa de preparo e colaboração de todos os envolvidos, respeitando o tempo das sprints ou deadlines dos projetos, para que o resultado do workshop seja satisfatório e siga seu objetivo e não vire um pesadelo ou seja tratado com descaso pelos envolvidos no projeto.

Além disso, quais são os maiores desafios que encontramos ao facilitar workshops?

  • Falta de engajamento dos envolvidos
  • Distrações
  • Absenteísmo
  • Foco
  • Tempo

Ou seja, para o workshop ser feito de forma efetiva sem onerar o projeto e o tempo devemos organizá-lo em algumas etapas, que separei abaixo:

1- Definição da atividade e objetivo da ideação.

Antes de começar qualquer atividade de ideação seja design Thinking ou Design Sprint é necessário definir e compartilhar com os participantes qual é o objetivo dessa atividade e deixar bem claro porque ela é importante para o processo como um todo. Definir objetivos claros irá auxiliar a mensurar o sucesso do workshop.

2- Pessoas envolvidas

Definindo os objetivos agora está na hora de envolver as pessoas que irão participar do seu workshop. É muito importante atrelar cargos e experiências com o objetivo definido anteriormente, evite inserir mais de uma pessoa por cargo ou setor, essas atividades de Cocriação são ricas por trazer uma visão geral do problema, desconstruir pré-conceitos e construir cenários. Se possível convide uma pessoa fora do projeto para facilitar o Workshop.

ATENÇÃO: Não esqueça de convidar o definidor(a), responsável pelo projeto. A presença dele(a) é necessária e fundamental para que o workshop traga resultados ou responda perguntas que tenham sinergia com os objetivos da empresa. Quem irá decidir, possui um vasto conhecimento sobre mercado e uma visão macro do business. Caso a agenda não permita a participação do decisor(a) full time separe momentos para que ele possa contribuir. 

3- Agenda x tempo

Esse é um dos grandes limitadores dos workshops. A agenda – Marque com antecedência e nos convites reforce a importância de todos separarem um tempo nas agendas. Lembre-se de acrescentar ao seu planejamento, tempo para explicar as atividades para todos, pausas para um café e idas ao banheiro. As atividades precisam ser cronometradas.

4- Ambiente On e Off

Os ambientes fazem toda diferença na hora de realizar um workshop, escolha salas com espaço amplo, garantindo que as pessoas fiquem bem acomodadas, não esqueça de separar material suficiente para as atividades canetas, post-its, flip boards, cola etc.

Para o ambiente on-line o desafio é garantir que todos vão conseguir acessar o link da reunião e conseguir usar as ferramentas de Cocriação on-line exemplo: Miro e Figma.

 Nessas ferramentas crie os boards, templates com antecedência e não esqueça de bloquear as edições, teste várias vezes e faça adaptações se necessário. Atividades de quebra gelo ajudam as pessoas a entenderem as ferramentas e aquece o time para o início dos workshops.

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Exemplo de atividade para quebrar o gelo: Conforme as pessoas vão entrando na reunião encaminhe o link de acesso as ferramentas e pede para ir preenchendo com nome, cargo ou movimentar cards e escrever frases do que esperam da atividade. A sua comunicação com o time se faz necessária o tempo todo, seja presente, force as pessoas se expressarem, questione de maneira educada e mostre interesse em suas respostas, dessa maneira você conseguirá criar um ambiente seguro para que todos se sintam à vontade em falar.

Apenas o Workshop, é sinônimo de sucesso?

O sucesso do seu workshop não está garantido só seguindo esses passos acima, existem outras variáveis que são independentes de uma boa organização.

Contudo, organizando as etapas corretamente será mais fácil identificar quais foram os melhores e piores momentos do workshop.

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    Texto escrito por: Victor Augusto Xavier / UX/UI Designer

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REDAÇÃO BRAIN

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