Kanban: conceito, vantagens e como implementar o método ágil
O kanban é um método ágil que permite a melhor gestão de tarefas e conduz cada atividade por meio de um fluxo de trabalho estabelecido, de maneira visual. Assim, envolve a criação de cards, que explicam cada tarefa entre os estágios “a fazer”, “fazendo” e “feito”, visualizados por todos da equipe.
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Quando o assunto são métodos ágeis, um dos nomes mais comentados é o kanban, uma metodologia simples que pode ser aplicada em diversos níveis, da gestão de projetos à organização profissional e pessoal.
Na melhor aplicação do conceito de metodologia ágil, que é aquela que visa facilitar atividades por meio de dinâmicas alternativas à gestão tradicional de projetos, o kanban permite o acompanhamento de ações de um jeito fácil de visualizar e também de utilizar.
Por isso, equipes encontram no método ágil uma maneira de administrar demandas que preza pela eficiência, simplicidade e objetividade. Isso facilita o cumprimento de tarefas e abre espaço para a inovação, já que perde-se menos tempo no acompanhamento de atividades e ganha-se para a criação.
O que é Kanban e porque é importante
O kanban é um método ágil que, de maneira visual, permite uma melhor gestão de tarefas e conduz cada atividade por meio de um fluxo de trabalho estabelecido. Além disso, o kanban também faz com que o status do andamento de um projeto esteja sempre definido e seja visualizado facilmente por todos.
Com o sistema de controle e acompanhamento gerado pelo kanban, é possível registrar e acompanhar atividades dentro de 3 aspectos essenciais:
- Tarefas a fazer, ou seja, tudo o que uma equipe deve produzir;
- Fazendo, que são as atividades que estão em execução;
- Feito, que são as tarefas já finalizadas.
É possível criar novas colunas no kanban, porém a ideia é sempre a de fluxo. Assim a tarefa começa em uma parte, passa por outras e a finalização acontece com alguém ou uma área.
O kanban foi desenvolvido pela Toyota entre as décadas de 1940 e 1950 para evitar falhas em estoque que impediam o atendimento a clientes. Isso permitiu melhorar o controle dos materiais para que não faltassem nem sobrassem.
Em tradução livre, o termo de origem japonesa significa “cartão”. O item é comum no kanban, pois envolve a criação de cards, que explicam cada tarefa entre os estágios “a fazer”, “fazendo” e “feito”.
Vantagens do Kanban
1. Mais praticidade no acompanhamento de tarefas
É possível criar painéis físicos ou mesmo usar plataformas e páginas eletrônicas para usar o kanban. De maneira inicial, é possível criar os cartões que descrevem as tarefas, seus responsáveis e prazos. No painel, pode-se criar as colunas “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
Conforme a tarefa avança, basta mover os cartões. Isso deixa o acompanhamento de tarefas mais visual, pois basta visualizar o cartão de uma atividade para saber em qual estágio ela está, se está ou não atrasada e quem são as pessoas responsáveis por sua execução.
2. Maior transparência entre a equipe
No kanban, como a visualização é mais simples e mostra tudo o que mais importa em relação aos projetos, a transparência entre gestores, líderes, equipes e parceiros é maior, afinal todos podem visualizar status dos projetos e sob qual responsabilidade está determinada tarefa.
Além disso, o kanban possibilita a contribuição de todos, já que a ferramenta pode permitir que todos incluam informações. Com isso, há mais informação sobre projetos ao alcance de todos, o que contribui para todo mundo ficar na mesma página.
3. Reduz ou elimina ações sem valor
Alguns projetos podem sofrer com processos que não agregam valor à solução desenvolvida e tomam tempo, energia e recursos da equipe. No kanban, como a visualização de processos é clara, é possível mapear, melhorar e também reduzir tarefas que não trazem ganhos objetivos.
Com o kanban, é possível entender os processos realmente necessários, quais podem ser automatizados e aqueles que vão trazer mais ganhos se forem eliminados, pois não contribuem de forma significativa para a entrega de resultados.
4. Evita o esquecimento de tarefas
Em meio à correria e, muitas vezes, com a condução de diversas atividades ao mesmo tempo, aumentam os riscos de que uma determinada tarefa fique para trás e, no futuro, possa prejudicar a qualidade da entrega ou mesmo a finalização de uma atividade.
No kanban, é possível visualizar tudo o que está acontecendo e, principalmente, em quais estágios as tarefas estão. Logo, caso muitas atividades estejam na coluna “A fazer”, pode-se considerar maneiras de realizá-las mais rapidamente, por exemplo, antes que o problema se agrave.
5. Permite flexibilidade e diversas adaptações e combinações
O kanban permite uma série de adaptações, o que torna esse método ágil flexível e disponível para qualquer empresa e mesmo para as pessoas em âmbitos pessoal e profissional. É possível acrescentar colunas, personalizar cartões e tornar o kanban parte do planejamento.
Ao mesmo tempo, dá para combinar o kanban com outras metodologias, tornando-o uma ferramenta complementar à uma gestão de projetos ágil que ocorre de maneira simples, prática e eficiente.
Que tal aprofundar seus conhecimentos em métodos que trazem mais agilidade e facilidade na gestão de projetos, assim como o kanban? Saiba mais sobre metodologias ágeis.
