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Processo de facilitação: como pode contribuir para obter equipes mais produtivas e atingir melhores resultados?

Data: 17 agosto 2022 | Categoria: Metodologias
imagem que representa os brainers no artigo de facilitação

A princípio, a chegada da pandemia fez com que as empresas se reinventassem e adaptassem para um novo modelo de trabalho. Por isso, apostar no processo de facilitação para atingir uma boa performance de equipes é essencial.

Agora, com o final da pandemia se aproximando, algumas empresas estão retomando o modelo  presencial, outras adotando o modelo híbrido ou até mesmo permanecendo no trabalho remoto.

Ainda mais com mudanças rápidas e necessárias, não há mais espaço para discutir qual é o melhor modelo e sim o que devemos fazer para manter os colaboradores atuando em alta performance, engajados, atingindo resultados expressivos e, principalmente, felizes.

Quem nunca participou de uma reunião interminável e sem objetividade?

Eventualmente, participamos de reuniões intermináveis onde o silêncio predomina ou apenas algumas pessoas dominantes participam com opiniões e adivinha? Não se chegou ao resultado  esperado.

Desse modo, cada vez mais o papel de um facilitador tem se tornado fundamental para criar espaços de construção coletiva de ideias. São fundamentais também para engajar pessoas, promover debates construtivos, extrair informações, conhecimento e potencial de um grupo em torno de um objetivo em comum ou resultado maior. 

Pode-se dizer que o processo de facilitação é um excelente caminho para aperfeiçoarmos a  produtividade dos times e ajudá-los a potencializar suas entregas do dia a dia.

Afinal, a facilitação atua justamente contra a realização de encontros sem foco e objetividade que podem acontecer,  independentemente do formato de trabalho – seja ele presencial, híbrido ou remoto. 

Leia também: Confira algumas dicas para manter a produtividade!

As organizações  de sucesso precisam ter times que comunicam bem suas intenções e ideias em conjunto para se adaptarem mais rapidamente às mudanças e, com boa uma facilitação, todo esse diálogo pode ser  direcionado de maneira mais inteligente. 

Já dizia Jurgen Appelo, o pai do Management 3.0, que:
“Administrar uma organização produtiva significa encontrar o melhor entre criatividade e  comunicação”.

A facilitação promove essa ponte entre estes 2 mundos e ajuda o time a ser mais  estratégico com o que importa. 

O processo de facilitação na prática

O processo de facilitação consiste em organizar as reuniões de maneira estruturada em que o facilitador orienta os participantes em uma série de etapas pré-definidas para se chegar a um resultado que seja  criado, compreendido e aceito por todos. 

Todavia, para uma boa facilitação, é primordial se  apropriar de algumas dicas e habilidades que ajudam na obtenção de uma facilitação eficiente, confira:

6 práticas essenciais para a facilitação

  1. Alinhe expectativas – Faça uma introdução e deixe claro para os envolvidos o motivo do encontro, reunião ou workshop, quem será o facilitador, as regras, ferramentas utilizadas, programação e certifique-se que todos entenderam a mensagem;

  2. Envolva o grupo – Seja comunicativo e estimule a participação das pessoas, uma atividade de Ice Break (quebra gelo), é ótima para descontrair e aquecer os participantes. Esteja atento a  perda de foco e desvios de atenção durante as reuniões;
  3. Seja um mediador, não um expert – Parta do princípio que todas as ideias são bem-vindas e o grupo decide se será útil ou não, não o facilitador. Além disso, seja calmo e saiba improvisar diante algumas mudanças que possam ocorrer. Demonstrar vulnerabilidade pode trazer empatia e confiança para as pessoas falarem abertamente; 
  1. Pratique a escuta ativa – Esteja atento aos detalhes, faça contato visual (mesmo que em  reuniões remotas), faça anotações, não interrompa o interlocutor;  
  1. Gerencie o timebox – Planeje antecipadamente a duração do tempo de cada etapa em uma facilitação e mantenha visualmente o tempo programado entre os participantes. Todavia, se o debate fugir do foco, traga a equipe para o objetivo principal da discussão, faça pausas estratégicas que ajudam a refrescar a mente; 
  1. Pratique a facilitação – Não desanime se uma facilitação ou outra não saiu conforme o  planejado, colha feedbacks, aprenda com o erro, troque as dinâmicas e siga em frente. 

Como o Brain atua em seus squads com a facilitação?

Atualmente, nos squads do Brain Recife e São Paulo, costumamos realizar um encontro quinzenal de toda a Tribo Expansão do Brain, onde aplicamos facilitação de vários tipos de reuniões. Assim, podemos atuar com retrospectivas de diversos assuntos que precisem de melhoria contínua, dinâmica de Team Building e discussões de ações estratégicas. 

Ou seja, isso tem sido um trabalho de ganha-ganha para os  Scrum Masters que têm um laboratório de aprendizagens, situações vivenciadas e lições aprendidas do que deve ser melhorado na prática destas ações.

Nesse sentido, acabam tendo chances reais de aprimorar o seu “chapéu” de facilitador e poder incentivar o engajamento do time na discussão e resolução de  questões importantes. E também, os membros do time que conseguem aprimorar a comunicação entre si, ter um canal para expressarem suas ideias valiosas pode ajudar em algum projeto ou processo adotado na empresa.

Dessa forma, podem aumentar a transparência e entendimento sobre vários assuntos tanto pertinentes ao contexto de formação do time, quanto ao entendimento do que seja  mais relevante entregar como resultado estratégico ao Brain. 

E vocês, têm usado a facilitação como um mecanismo inteligente para aumentar a produtividade dos  times e obter melhores resultados? 

Artigo escrito por Marco Aurélio Fabri Miranda – Scrum Master Tribo Expansão da Regional SP e Maria Clara Pereira de Azevedo – Scrum Master Tribo Expansão da Regional PE 

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REDAÇÃO BRAIN

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